Personvernerklæring

Personvernerklæring for IMI

Personvernerklæring for IMI inkluderer enhetene IMI-kirken, Impuls, Godhet, IMI Internasjonal, Agenda 1, IMI Åpen Barnehage, IMI Holding, Bergelandsgården og IMI Studio

Ditt personvern er viktig for oss i IMI. Vårt mål er å holde deg som person godt informert om vår behandling av dine personopplysninger og at all informasjon rundt dette skal være tydelig og lett tilgjengelig. Dersom du har spørsmål knyttet til denne erklæringen, eller til vår behandling av dine personopplysninger, er du hjertelig velkommen til å kontakte oss. Kontaktinformasjon finner du nederst i denne erklæringen.

IMI er en menighet tilknyttet Normisjon. Vi har gudstjenester, smågruppearbeid, veiledningstjeneste, nettbutikk, et aktivt barne- og ungdomsarbeid i tillegg til en rekke kurs, samlinger og konferanser.

Generelt

Denne personvernerklæringen beskriver hvilke opplysninger vi samler inn om våre medlemmer/medarbeidere og andre som har en tilknytning til oss, hvorfor vi samler inn og bruker opplysninger, samt hvordan vi ivaretar dine rettigheter og reglene i personvernlovgivningen. Dersom du er under 15 år, er det dine foresatte som eier dine personopplysninger. Dersom du er over 15 år, er det du som eier dine personopplysninger.

Alle IMIs selskap er underlagt norsk lov. Behandling av personopplysninger i IMI reguleres av personopplysningsloven, markedsføringsloven, skatteloven og bokføringsloven.

Opplysninger som vi trenger for å tilby deg en avtalt tjeneste, vil vi ta vare på så lenge du benytter deg av den aktuelle tjenesten. Vi bruker ikke de opplysningene du gir oss til formål du ikke aktivt har gitt oss ditt samtykke til, eller som vi har grunn til å tro at både du og IMI har en berettiget interesse av. Noen opplysninger er vi ifølge norsk lov pålagt å ta vare på også etter at en aktiv relasjon til oss er avsluttet.

Vi vil aldri selge dine personopplysninger til andre, og vi sletter opplysninger vi etter loven ikke har anledning til å oppbevare lenger.

Innsamling, lagring, utlevering og annen behandling av personopplysninger, er regulert i personopplysningsloven. Loven stiller bl.a. strenge krav til konfidensialitet og sikkerhet ved behandling av personopplysninger. Datatilsynet fører tilsyn med loven.

Datatilsynet definerer:
Personopplysning som en opplysning eller vurdering som kan knyttes til deg som enkeltperson, slik som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, bilnummer, bilder, fingeravtrykk, irismønster, hodeform (for ansiktsgjenkjenning) og fødselsnummer (både fødselsdato og personnummer).

Sensitive personopplysninger som opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger.

Behandlingsansvarlig

IMI er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Med ”behandlingsansvarlig” menes det, i loven, den som bestemmer formålet med behandling av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som kan benyttes. Det er den behandlingsansvarlige som har ansvaret for at behandlingen av personopplysningene skjer i henhold til loven.

Hvordan informasjonen hentes?

IMI samler inn opplysninger direkte fra den registrerte/den registrertes foresatte/pårørende, internt i menigheten og gjennom cookies på nettsiden.

Hjemmel for behandlingen av opplysningene

IMI behandler personopplysninger basert på følgende hjemler:

  • Samtykke fra den enkelte GDPR art 6.1 a og art 9.2 a
  • Oppfyllelse av en avtale med den registrerte GDPR art 6.1 b
  • Rettslige forpliktelser i henhold til andre lover GDPR art 6.1 c

Hvilke typer personopplysninger som behandles?

  • Når du er medlem eller aktiv i IMI, lagrer vi din kontaktinfo (inkl. navn, fødselsdato, bostedsadresse, telefonnummer, e-postadresse), kjønn, sivilstatus/familiemedlemmer og evt. når du ble medlem. Vi lagrer også skriftlig kommunikasjon fra oss til deg og evt. din familie.
  • Ved medarbeiderskap behandler vi i tillegg til kontaktinfo også informasjon om nåværende og tidligere tjenester, og informasjon i forbindelse med administrering av ditt medarbeiderskap.
    Frivillige medarbeidere som har oppgaver blant barn og unge eller funksjonshemmede, blir bedt om å levere politiattest. Disse blir levert tilbake til vedkommende etter fremvisning eller makulert. Vi oppbevarer kun dato for attest/fremvisning. Opplysninger om tillitsverv og styreverv ansees som historisk viktige opplysninger og slettes ikke.
  • Ved deltagelse i huskirker/cellegrupper og barne-/ungdomsarbeid samler vi inn informasjon om oppmøte.
  • Ved deltagelse i vårt barne- og ungdomsarbeid behandles opplysninger om barnets/ungdommens foresatte og deres kontaktopplysninger i tillegg til evt. sykdom/allergi og/eller annen nødvendig informasjon for å sikre barnets behov og sikkerhet.
  • Ved veiledning, kontakt med helbredelsesrommet og/eller ved bønnebehov behandler vi også inngitt informasjon om dette.
  • Ved utførelse av kirkelige handlinger (dåp, nattverd, konfirmasjon og gravferd) hos oss lagrer vi og melder inn alle aktuelle/nødvendige opplysninger slik vi er lovpålagt.

·       Ved givertjeneste lagrer vi ditt navn og kontaktinfo pluss kontonummer og personnummer, beløp og trekkdato.


Formålet med behandlingen – hva opplysningene brukes til

  • kontaktopplysningene brukes til å nå deg med kommunikasjon fra IMI.
  • lovpålagt oppdatering av kirkebøker
  • ved deltagelse i huskirke/cellegruppe, kurs og barne-/ungdomsarbeid rapporteres oppmøte, navn, fødselsår og adresse til K-stud og ACTA Normisjon/Frifond i forbindelse med søknad om støtte.
  • i anonymisert form til statistikker
  • administrasjon av ditt medarbeiderskap og medlemskap.
  • personopplysninger og kontonummer brukes for å administrere givertjeneste, og for innrapportering av gaver til skatteetaten.
  • til ivaretagelse av ulike behov i forbindelse med arrangementer


Hvor lenge opplysningene oppbevares

  • Medlem: Dine personopplysninger lagres i menighetsdatabasen så lenge du er medlem. Ved utmelding registreres du som utmeldt i databasen. Dersom du ønsker at dine personopplysninger skal slettes ved utmeldelse kan du ta kontakt med oss.
  • Personer som har fått utført kirkelige handlinger i regi av IMI: Vi lagrer dato og sted for handlingen
    og involverte personers informasjon. Disse dataene lagres for alltid og rapporteres i henhold til relevante lover.
  • Medarbeidere: Så lenge du har et aktivt medarbeiderskap lagrer vi din kontaktinfo og informasjon om tjenesten. Ved avsluttet medarbeiderskap vil vi slette informasjonen om tjenesten.
  • Ikke medlem: Alle opplysninger slettes når du sender oss skriftlig ønske om dette, eller når vi ved revisjon ser at behovet og/eller hjemmel for lagring av dine opplysninger ikke lenger er tilstede.
  • Barne-&ungdomsarbeid: Alle opplysninger slettes når den foresatte sender oss skriftlig ønske om dette, eller når vi ved revisjon ser at behovet og/eller hjemmel for lagring av dine opplysninger ikke lenger er tilstede.
  • Arrangementspåmelding: opplysningene blir liggende i et fjernarkiv.
  • Kontoopplysninger slettes ved opphør av givertjeneste, men vi oppbevarer lovpålagt informasjon knyttet til skattefradragsordningen etter gjeldende regler/bokføringsloven.
  • Opplysninger gitt ved veiledning: så lenge du går til veiledning hos oss. Informasjon gitt ved kontakt med helbredelsesrommet og/eller bønnebehov: maks en uke og noe anonymisert for statistikk. Alle veiledere og medarbeidere i bønne-/forbønnstjenesten og helbredelsesrommet har taushetsplikt.

Hvem deler vi opplysninger med

Systemleverandører:

  • Elvanto (vår leverandør av menighetsdatabase). Ansatte og frivillige ledere i menigheten kan ha tilgang til dine kontaktopplysninger, menighetstilknytning og tjenestested. Elvanto lagrer sine data i Irland. Dine data er sikret og regulert av en godkjent databehandleravtale som er i henhold til GDPR.
  • Checkin (arrangementspåmeldingssystem). Stab, frivillige ledere og teamledere som jobber med det aktuelle arrangementet har tilgang til dine opplysninger. Dine data er sikret og regulert av en godkjent databehandleravtale som er i henhold til GDPR. Du finner oversikt over dine registrerte personopplysninger ved å logge på: https://www.checkin.no/mypage.
  • Dersom du har givertjeneste til kirken og/eller har gitt gaver som du ønsker skattefradrag for, behandles dine data knyttet til dette i vårt giverhåndteringssystem Profundo og meldes inn til Skatteetaten. Dine data er sikret og regulert av en godkjent databehandleravtale som er i henhold til GDPR. Listevask: Vi vedlikeholder databasen Profundo og våre personopplysninger der med bl.a. jevnlige kontroller mot folkeregisterets dødsregister og andre registre. Vår databehandler for dette er Bisnode Norge, som vi har en databehandleravtale med.Ved betaling med kredittkort må givers kredittkortinformasjon oppgis i betalingsløsningen til Nets. Fullstendig kredittkort-informasjon er ikke tilgjengelig for IMI. Ved opprettelse av Avtalegiro er det også Nets som behandler oppgitte opplysninger. Lagring og behandling av denne gjøres av Nets i henhold til Nets’ personvernerklæring
  • Ved gaver gitt på Vipps har vi tilgang til opplysninger om navn, mobilnummer, dato, tidspunkt og beløp. Dette lagres hos Vipps i henhold til deres personvernerklæring. IMI henter rapporter fra Vipps som bilag/dokumentasjon til regnskapet der dette er påkrevet.
  • MailChimp (leverandør av eposttjenester) brukes til utsendelse av nyhetsmail. Relevant kontaktinformasjon lagres ihht MailChimps personvernerklæring. En kan enkelt melde seg av disse mailene, ved å bruke link nederst i mailen.

Tilskuddsgivere:

  • K-Stud. Lister med navn, adresse, fødselsår og oppmøteprotokoll hentes ut fra Elvanto og registreres av oss i K-stud sin kursportal.
  • For medlemmer i barne- og ungdomsarbeidet tom 26 år: Navn, fødselsår og adresse registreres hos ACTA Normisjon/Frifond via en sikret registreringsportal for å søke om statsstøtte

Hvordan vi beskytter opplysningene

Vi arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet. Alle brukere av Elvanto, Checkin og Profundo får opplæring og tydelige retningslinjer for hva de kan bruke de tilgjengelige opplysningene til. Vi har forskjellige tilgangsnivåer i systemene som angir hvilke opplysninger forskjellige brukere kan se eller redigere. Vi gjennomgår brukere og tilgangsnivåer i Elvanto to ganger i året. Tilgang fjernes/endres dersom ansatte/ medarbeidere slutter eller går i nye oppgaver. Tilgang til databaser gis kun til medarbeidere som har direkte tjenestemessig behov for opplysningene.

Administrasjon av, og endringer i lagrede opplysninger

Det er viktig at kontaktopplysningene vi har registrert om deg er riktige og oppdaterte. Ta kontakt med oss for å oppdatere dine opplysninger ved endringer.

Rettigheter

Som registrert hos oss har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene vi behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan kreve sletting, endring eller begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven. Dersom du ønsker å benytte deg av denne retten, ta kontakt med din teamleder eller kontakt oss på hei@imikirken.no. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Det kan klages til Datatilsynet på behandling som man mener er i strid med reglene.

Kontaktopplysninger

Hvis du har spørsmål eller av andre grunner ønsker å komme i kontakt med oss i forbindelse med denne personvernerklæringen, kan du benytte følgende kontaktopplysninger;

IMI-kirken
Gunnar Warebergsgate 15
4021 Stavanger
Tlf: 51 84 21 60
Mail: hei@imikirken.no

Nettsider og sosiale medier

Nettsidene våre benytter informasjonskapsler (cookies). En slik kapsel er en liten tekstfil som inneholder en rekke tegn som sendes til din datamaskin/mobil når du besøker en nettside. Når du besøker nettsiden igjen, hjelper kapselen nettsiden å gjenkjenne nettleseren din. Du kan selv stille inn din nettleser til å avvise alle kapsler, eller gi beskjed når en kapsel sendes. Imidlertid kan noen nettsidefunksjoner eller tjenester ikke fungere optimalt uten kapsler. Vi anbefaler at du bruker informasjonskapsler på våre nettsider.

Menigheten bruker informasjonskapsler til å generere statistikk, og vi kan dermed spore din bruk av nettstedet – men dette gjøres anonymisert.

Følgende informasjonskapsler brukes på nettsidene:

  • Analyseverktøyet Google Analytics som lagrer statistikk ved bruk av nettstedet brukt til analyse og forbedringspunkter.
  • Vår publiseringsløsning plasserer også informasjonskapsler på din maskin. Disse brukes i hovedsak i forbindelse med innsending av skjemaer.
  • Vår oversettelsestjeneste Weglot bruker cookies for å huske hvilket språk du bruker på våre sider.
  • Adform, og Facebook samler informasjon brukt til markedsføring, og lagres anonymt.
  • Google Tag Manager holder styr på alle våre publiseringsskripts

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Her finner du mer informasjon om hva cookies er og hvordan du administrerer du bruken av dem:

https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/
https://cookiesandyou.com/

Webflow

Dersom du fyller ut et kontaktskjema på vår nettside lagres dette i Webflow i tråd med deres personvernerklæringer, med de opplysningene du har oppgitt.

Personopplysninger som vi ikke tar ansvar for

Sosiale medier som Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat og lignende vil samle inn opplysninger om deg i tråd med sine personvernerklæringer om du inngår relasjon med IMI på deres sider. Det skjer når du besøker sider og profiler tilhørende IMI og våre grupper på deres sider, trykker på lenker på disse sidene, liker, følger, kommenterer, deler osv. Behandling av disse personopplysningene anser vi som eieren av det sosiale mediet sitt ansvarsområde og vi forholder oss til disse som brukere (ikke eiere). Vi vil ikke aktivt gå inn og hente ut og lagre personopplysninger herfra, men vil kunne hente ut anonym brukerinformasjon.